從人才管理談「離職面談」的重要性

【360d才庫人力資源�心測研發應用中心-吳國樑】

在企業營運和發展的過程中，人員的流動是無法避免的，不論是同仁自請離職或是組織因發展因素資遣員工。人員進入公司到離開，對公司留下的最後印象便是離職時的組織處理的態度。員工是否會留下好的印象，其中最關鍵的一個因素，就是與員工面對面的「離職面談」(exit interview)。執行離職面談的目的有二：

1.當員工主動離職時，透過面談瞭解離職原因，做為企業未來發展之參考依據。
2.當同仁被動資遣時，透過面談表明公司所考量的因素，展現公司對同仁的尊重。

所以透過離職面談是可以獲得更多組織未來在發展上建設性的意見，這是在職員工無法貢獻出來的價值。

回歸現實工作環境中，不難發現許多公司在這關鍵的離職步驟上，最後只是流於形式，人資部門的專業堅持，到最後只能「從善如流」，失去離職面談的真正目的。甚至知名公司在09年金融海嘯時，為節省成本、追求效率，甚至用發手機簡訊的方式，告知員工隔天旋即離職，讓員工氣憤不已，訴諸新聞媒體，認為公司未給予足夠的同理和尊重，最後導致公司商譽影響甚鉅。

其實透過面對面的離職面談，是可以改善這些負向的情緒和感受的，因為不管在學理上或實務上，都可以發現面對面的方式能有助於溝通的成效，清楚地表達公司的原因和立場，同時結合談話技巧掌控，表達出對於工作者的同理與尊重，讓離職員工能有機會表達出內心的想法，使員工和企業仍舊維持良好的互動關係。更重要的是，保留住優秀人才再次回任的機會，才能幫助企業真正建立起「人才資料庫」，因應組織未來不同的需求時，找到最關鍵的人才，使企業能持續保有關鍵競爭力。

身為人資人員的我們，在組織當中除了重視讓找到好的人才，並且讓員工產生好的績效外，同時也應該要針對離職員工做好管理。更何況隨著網路時代的來臨，訊息傳播的速度已不是過往所能想像，假若離職面談沒做好，導致組織有更大的損失，所以把握面對面的方式進行離職面談，瞭解員工離職原因，給予彼此相互應有的尊重，使個人與組織在未
來均能有更好的發展。